Praktische oplossingen voor crisismanagement

Het in rustige tijden vastleggen van een gedegen aanpak van een crisis is cruciaal.
Hoe bewust ben jij? De eerste stap voor goed crisismanagement ligt bij het bestuur. Hoe belangrijk vinden zij de veiligheid van mensen ten tijde van een crisis?

Gedegen aanpak
In zo’n periode vastleggen van een gedegen aanpak geeft je de kans om wettelijke en ethische verantwoordelijkheid grondig tegen elkaar af te wegen. Omdat het van onschatbare waarde is wanneer iedereen binnen de organisatie weet wie, wat, wanneer moet doen en welke informatie op welk moment met wie gedeeld dient te worden.

Voldoende voorbereid
Toch menen organisaties dat zij voldoende voorbereid zijn op rampen en crises. Er wordt namelijk veel gezegd: “we hebben een calamiteitenplan”. Of “er gebeuren regelmatig dingen die we uitstekend met ons team oplossen door logisch na te denken.”

Plannen en beste intenties alleen zijn onvoldoende
Zonder deze toelichting volledig opzij te schuiven, leert de ervaring dat organisaties die een crisis hebben doorgemaakt, weten dat het hebben van plannen en de beste intenties alleen, onvoldoende is op een moment van een grote calamiteit. Om die reden is een duidelijke crisisstructuur cruciaal om de crisis te kunnen beheersen.

Tijdswinst
De grootste kans om je bedrijfsvoering te continueren ligt vooral in de tijdswinst bij de alarmering en een bekende en getrainde taakverdeling. Mis je deze start, dan valt de achterstand tijdens de verdere crisis eigenlijk nooit meer in te halen. Zeker in dit digitale tijdperk.

De stap ‘Bewustwording’ bestaat uit de volgende mogelijke producten:

Audit
De audit is een uitgebreide vragenlijst waarmee we een analyse van uw huidige organisatie maken. Welke plannen en documenten zijn er voorhanden en zijn ze up-to-date?
Welke procedures zijn er en zijn deze geborgd in de hele organisatie? CrisisProfs vertaalt de uitkomsten in een compact rapport met aanbevelingen. De basis van je crisisplan!

Workshop Crisisbewustzijn
Wat doet jouw organisatie als je zelf “de crisis” bent? Een crisis van welke aard dan ook, laat zich niet voorspellen. In onzekere situaties moet je onder zware tijdsdruk een aantal cruciale keuzes maken. Laat je niet verrassen! Bereid de gehele organisatie voor op alle vormen van crises!

Simulatietraining Crisisbewustzijn
Het crisisteam en de operationele functionarissen staan samen aan het roer tijdens een crisis. Insteek van deze training is om het complete crisisteam (incl. vervangers) te laten ervaren waar ze mogelijk mee te maken krijgen tijdens een calamiteit. Het (eventueel) bestaande crisisplan wordt getest met een realistisch scenario.

Telefonische Alarmeringsoefening
Een snelle reactie van de organisatie is van levensbelang tijdens een crisis. In deze oefening wordt de telefonische alarmering van de organisatie getest. Vaak een confronterende bewustzijnscheck!
In het eerste ‘Gouden Uur’ is alarmering van de juiste personen cruciaal.

Een adequate risico-inventarisatie wordt bepaald door twee factoren:
1. Hoe waarschijnlijk is het optreden van het risico?
2. Wat is de impact op jouw organisatie?
Een risico-inventarisatie beschrijft zowel interne – als externe risico’s.

De stap risico-inventarisatie kent volgende product:

Business Impact Analyse
Met de BIA verkrijg je inzicht in de risico’s voor en de effecten op uw bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld: wat is het effect van een langdurige stroomstoring op uw organisatie? Communiceert u dan nog? Kunnen je mensen nog werken?
Een daaraan gekoppelde capaciteitsanalyse geeft inzicht in wat er nodig is aan maatregelen, mensen, middelen en methoden zodat de organisatie accuraat reageert.
Deze capaciteitsanalyse is het fundament voor de ontwikkeling van jouw beleid.

Omdat elke crisis strategische doelen raakt en impact heeft op de hele organisatie, is de beleidsvorming voor crisismanagement een taak voor het management/bestuur. In dat beleid wordt de input uit de risico-inventarisatie vertaald naar concrete doelen. Wat gaan we op welke manier doen om crises beter te kunnen beheersen? Het beleid is gericht op het voorkomen en beperken van schade en een zo spoedig mogelijk herstel. Welke mensen, middelen zijn bij ieder scenario nodig en op welke manier worden zij ingezet?Een effectieve crisisrespons bestaat uit beleid voor drie pijlers: een management respons, een operationele respons én een crisiscommunicatie die altijd uitgaat van het menselijke aspect (empathie) en daarnaast helder, juist en tijdig moet zijn.

De stap ‘Beleidsvorming’ kent het volgende product:

Beleidsdocument Crisismanagement
Het beleidsdocument crisismanagement bevat als kernpunt de visie en het beleid van het management/bestuur. Doelstellingen en ambities worden geformuleerd en in het beleidsdocument vastgelegd. Uw eigen beleidsplan crisismanagement beschrijft de crisisorganisatie, de rollen en verantwoordelijkheden in het beleid, de benodigde planvorming en het meerjarenplan voor opleidingen, trainingen en oefeningen inclusief de cyclische planning voor uitvoering en evaluatie.

Een plan voor crisismanagement geeft handvatten aan betrokken medewerkers in geval van een crisis. Het helpt hen de crisis zo effectief mogelijk te beheersen door de juiste maatregelen en acties tijdig en efficiënt uit te kunnen voeren. Voor iedere fase in de crisis (alarmering/opschaling, respons, herstel en nazorg) is dan ook een concreet plan van aanpak nodig.

CrisisProfs begeleid je bij de ontwikkeling van de juiste plannen. Voor een optimale uitvoering van alle rollen werken we met de functie gebonden taakkaarten, zodat iedereen stap voor stap weet hoe te handelen en met wie contact op te nemen

De stap ‘Planvorming bestaat uit het volgende product:

Planvorming
Het doel van planvorming is een effectieve werkwijze en efficiënte informatiedeling tijdens crises. Het kennen van je belangrijke partners tijdens crises, zoals Veiligheidsregio’s en gemeente, is een voorwaarde. Door in deze fase aansluiting te zoeken bij de veiligheidsregio leren medewerkers/functionarissen elkaar onderling kennen en ontstaat de mogelijkheid van elkaar te leren en om plannen op elkaar aan te sluiten. Planvorming voor Crisisbeheersing bestaat uit verschillende deelplannen: Afhankelijk van het bestaande scenario kan er gebruik gemaakt worden van een deelplan.

Als resultaat bezit je een plan waarin de gehele crisismaganementorganisatie, de crisisfasen en het OTO beleid (stap 5) is vastgelegd.

Plannen zijn de basis, het echte werk begint daarna, ofwel:
Opleiden, Trainen en Oefenen.
Voor het borgen van jouw crisismanagement organisatie is opleiden, trainen en oefenen op zowel strategisch/tactisch als operationeel niveau, een vereiste.
Voor effectief leren dient er een opbouw te zitten in dit OTO-traject:
– Opleiding fundeert de training.
– Trainen biedt de mogelijkheid om de theoretische kennis om te zetten in praktische vaardigheden.
– Oefenen biedt vervolgens de mogelijkheid om in een reëel scenario ervaring op te doen.

De stap ‘OTO’ bestaat uit de volgende optionele producten:

Incompanytraining: CRISISBEHEERSING EN BEDRIJFSCONTINUÏTEIT
Ook al is er een crisis: ‘De wereld draait door’. Ook jouw bedrijf! Het stoppen van de bedrijfsvoering kan zelfs leiden tot uitbreiding van de crisis of zelfs tot een geheel nieuwe crisis. Het is dus belangrijk een bedrijfsonderbreking zo veel mogelijk te beperken.

Incompanytraining: CRISISCOMMUNICATIE EN REPUTATIEMANAGEMENT
Crisiscommunicatie gaat over informatie uitwisselen, niet alleen binnen de eigen organisatie en met de ketenpartners maar ook naar de rest van de wereld, klanten, stakeholders en omwonenden. Goed crisismanagement is ook reputatiemanagement. En bij een crisis telt elke seconde …. een heldere effectieve communicatie dus nog meer!

Incompanytraining: CRISISMANAGEMENT EN STRATEGISCHE BESLUITVORMING
Crisismanagement is het proces van plannen, organiseren, leiden en beheersen van de taken binnen een organisatie met als doel het effect van een crisis zoveel mogelijk te beperken. Strategische besluitvorming is nodig omdat bij een crisis andere activiteiten, besluitvorming en controle nodig zijn dan in een normale situatie met meer tijd en minder druk. Besluiten waarmee het gehele proces en de gewenste crisisbeheersing wordt bepaald.

Incompanytraining: PARTNERS IN CRISISTIJD
Bij crisisbeheersing moet worden samengewerkt. Niet alleen binnen jouw organisatie, maar ook met verschillende disciplines, organisaties en partijen daarbuiten. Binnen de Veiligheidsregio wordt samengewerkt door verscheidene besturen en diensten bij de uitvoering van taken op het terrein van brandweerzorg, rampen- en crisisbeheersing, geneeskundige hulpverlening, openbare orde en veiligheid. Op verschillende niveaus (operationeel, tactisch, strategisch) nemen dan functionarissen plaats in een crisisteam.

4 daagse cursus tot Crisiscoördinator (CC)
• Deze functionaris wordt aangesteld als overall verantwoordelijke voor crisismanagement: de planvorming, bewaken van de processen en OTO;
• Is mogelijk in deeltijd of in combinatie met andere organisaties (eventueel in een regionale setting);
• Geaccrediteerde CC opleiding met een jaarlijkse of 2-jaarlijkse refresher om geaccrediteerd te blijven.

Met de opgedane kennis ben je na de opleiding in staat om directies en sleutelfunctionarissen te adviseren over de wijze waarop de crisisorganisatie het beste ingericht kan worden. Daarbij krijg je  inzicht in de wijze van het optimaal voorbereiden, opleiden en trainen van de crisisorganisatie. Je bent optimaal uitgerust om uw coördinerende en adviserende taken tijdens een crisissituatie te vervullen.

Training Crisis-Sleutelfunctionaris
Deze training is bedoeld voor overige sleutelfunctionarissen in de crisismaganementorganisatie;
• Hierbij is een goede rolverdeling en heldere afstemming van levensbelang. Samenwerking en vertrouwen op gemaakte afspraken. Er moeten de juiste beslissingen genomen worden door de juiste personen op het juiste moment.
• Om als Crisis-Sleutelfunctionaris echt je taak goed te kunnen vervullen, moet je op de hoogte zijn van kritische processen binnen jouw organisatie.

Crisisteam Workshop en Awareness training
Deze training is bedoeld om het crisisteam en het communicatieteam te laten ervaren wat er nodig is om effectief en efficiënt op een voorkomende crisis te reageren. Het betreft een simulatietraining met een crisis in de eigen organisatie als scenario.

Table-top oefening Strategie en Besluitvorming
Deze oefening is bestemd voor het crisisteam/directieteam en bestaat uit:

• Een korte theoretische introductie over crisisbeheersing en crisismanagement
• BOB-besluitvorming
• Strategische organisatie
• Samenwerking met de gemeente, Veiligheidsregio en hulpdiensten
Informatiemanagement