In 7 stappen naar een CRISISPROOF-organisatie
Waar gaat het over?
Een crisis kan op elk moment optreden en kan een negatief effect hebben op de bedrijfscontinuïteit, de reputatie, het vertrouwen en de financiële gezondheid van een organisatie. Daarom is het belangrijk om voorbereid te zijn op het beheren van een crisis en te weten hoe je daarmee om moet gaan.
Crisismanagement is een belangrijk onderdeel van het beheer van iedere organisatie. Toch blijft de uitwerking van benodigde voorbereidingen nogal eens op het ‘to do’ lijstje staan door gebrek aan tijd of gevoel van urgentie.
Het is echter relatief eenvoudig om in 7 praktische stappen de voorbereiding in een korte tijd te realiseren en zo meer veerkracht en weerbaarheid te ontwikkelen.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Als het onvoorstelbare opeens onze nieuwe werkelijkheid is, bewijst goede voorbereiding van crisismanagement zijn waarde. Iedere crisis laat zien dat je de aanpak van die situatie maar één keer goed kunt doen.
De waarschijnlijkheid dat jouw corporatie te maken krijgt met een calamiteit als brand, explosie, liftuitval, asbest, stormschade of nutsuitval is vele malen groter dan een wereldwijde Covid-crisis zoals die nu bekend is. Toch heeft een lokale calamiteit ook enorme impact op de organisatie. Op het moment dat de basisbedrijfsvoering stagneert, ontstaat er altijd een groot probleem.
Corporaties huisvesten veel mensen waaronder ook kwetsbare groepen met verminderd zelfredzamen, wat extra risico’s met zich meebrengt. De juiste voorbereiding biedt de kans hier adequaat op te reageren. Het helpt enorm als je in die hectische tijd kunt kiezen uit een aantal vooraf bedachte maatregelen in plaats van dat je op dat moment de oplossing moet bedenken.
Het “7-Stappenplan Crisismanagement” is je leidraad bij de gedegen voorbereiding. Dit model ondersteunt woningcorporaties bij het formuleren van beleid, planvorming en het opleiden, trainen en oefenen van de hele crisismanagementorganisatie.
DOELSTELLING van crisismanagement
Het in moeilijke tijden bieden van essentiële en veilige dienstverlening aan cliënten/huurders.
Met juist en tijdig handelen in onzekere tijden toont de corporatie zich een professionele en betrouwbare partij die:
Veiligheid van alle mensen (cliënten en medewerkers) op de eerste plaats zet.
Voldoet aan de wettelijke voorschriften en maatschappelijke verantwoordelijkheid
Dit 7-stappenplan vormt de basis voor jouw crisismanagement-organisatie zodat je samen met alle betrokken medewerkers in de organisatie op alle fronten juist en tijdig reageert, de schade beperkt en erger voorkomt.
Een goed voorbereide organisatie is preventief georiënteerd en reageert veerkrachtig in plaats van reactief.
Zorg dat
- De maatregelen voor de impact vooraf al bedacht en geregeld zijn.
- Snel je organisatie kunt alarmeren waardoor de juiste persoon het juiste doet.
- Al je medewerkers direct weten wat ze moeten doen (en vooral ook laten)
- Wie ze hiervoor nodig hebben, zowel intern als buiten de organisatie
- Wat ze hiervoor nodig hebben en waar ze het vinden
- Hoe iedereen dit snel kan oppakken
- Afspraken met leveranciers en ketenpartners vooraf geborgd zijn
De 7 stappen naar CrisisProof crisismanagement
Een gedegen aanpak van crisismanagement bestaat uit de volgende stappen:
1. BEWUSTZIJN (Awareness van de noodzaak tot voorbereiding)
Creëer een organisatie brede gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Een van de belangrijkste aspecten van bewustzijn is dat het verwijst naar onze subjectieve ervaring van de wereld om ons heen en onszelf. Bewustzijn kan onder andere de gevoelens, emoties, gedachten, percepties en sensaties omvatten die we ervaren als we wakker zijn en ons bewust zijn van onszelf en onze omgeving.
In het algemeen kan de essentie van crisisbewustzijn worden gezien als het vermogen om ons bewust te zijn van onszelf en de wereld om ons heen. En om te ervaren en te interpreteren wat we waarnemen en daar betekenis aan te geven.
Het bewustzijn van het feit dat een crisis mogelijk is en de noodzaak tot voorbereiding om het vermogen om te handelen. En te reageren op een manier die gericht is op het oplossen van de crisis en het verminderen van de negatieve gevolgen ervan.
2. INZICHT IN DE RISICO’S
Het is belangrijk om inzicht te hebben in verschillende soorten crisisscenario’s, zodat je voorbereid bent op het geval dat ze zich voordoen en op een efficiënte manier kunt handelen.
Hier zijn enkele dingen waarmee je rekening kunt houden bij het ontwikkelen van inzicht in crisis scenario’s:
- Identificeer de verschillende soorten crisis die zich kunnen voordoen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om natuurrampen, oorlogen, economische recessies, medische crises of noodsituaties op het werk.
- Overweeg hoe deze crisis scenario’s zich kunnen voordoen en wat hun mogelijke gevolgen kunnen zijn. Dit kan helpen om een beter begrip te krijgen van hoe je het beste kunt reageren op de situatie.
- Maak een plan om te handelen in het geval dat een crisis zich voordoet. Dit kan bijvoorbeeld een noodplan zijn voor het geval van een natuurramp of een protocol voor het oplossen van noodsituaties op het werk.
- Zorg ervoor dat je toegang hebt tot de juiste middelen om te handelen in het geval van een crisis. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een noodvoorraad, medische hulpmiddelen of communicatieapparatuur.
- Oefen regelmatig om ervoor te zorgen dat je voldoende voorbereid bent op het geval dat een crisis zich voordoet. Dit kan helpen om te wennen aan het handelen in noodsituaties en om de juiste reacties te automatiseren.
Het is belangrijk om te onthouden dat het onmogelijk is om volledig voorbereid te zijn op elk mogelijk crisisscenario. Maar door je bewust te zijn van de verschillende soorten crises die zich kunnen voordoen en daarop voorbereid te zijn, kun je de kans op succesvolle veerkrachtige reactie van een crisis aanmerkelijk vergroten.
- Inventariseer je risico’s en maak een bedrijfsimpact analyse.
- Deel organisatie breed continue de kennis en de maatregelen.
3. UITZETTEN VAN BELEID
Beleid speelt een belangrijke rol bij crisisbeheersing omdat het een kader biedt voor de voorbereiding op, de reactie op en het herstel van crises.
Het hebben van een goed ontwikkeld crisismanagementbeleid helpt om de impact van een crisis te minimaliseren en ervoor te zorgen dat de juiste mensen aanwezig zijn om effectief te reageren.
Beleid helpt ervoor te zorgen dat er een duidelijk plan is dat kan worden gevolgd in geval van een noodsituatie. En het helpt om de inspanningen van verschillende belanghebbenden die betrokken kunnen zijn bij het reageren op de crisis te coördineren.
Het kan ook helpen om geloofwaardigheid en vertrouwen bij het publiek op te bouwen en om de reputatie van de organisatie te beschermen. Bovendien kan het hebben van een crisisbeheersingsbeleid helpen om juridische en financiële risico’s te verminderen, omdat het aantoont dat de organisatie redelijke maatregelen heeft genomen om zich voor te bereiden op en te reageren op noodsituaties.
Bepaal het crisisbeleid, de keuzes en de inrichting en leg deze vast. Inclusief de opleiding, training en oefenplanning.
- Identificeer het thema crisismanagement. Dit omvat het verzamelen en analyseren van gegevens, het raadplegen van experts en belanghebbenden en het identificeren van de onderliggende oorzaken van het probleem.
- Stel duidelijke doelen en doelstellingen voor het crisisbeleid en maak de doelen SMART
- Ontwikkel een basis voor de crisisorganisatie
- Overweeg de potentiële kosten, baten van de complete voorbereiding versus de onbedoelde gevolgen van een crisis.
- Maak een plan voor de ontwikkeling van de volledige voorbereidingen. Dit omvat het schetsen van de stappen die zullen worden genomen om het beleid in praktijk te brengen met OTO, inclusief de benodigde middelen of ondersteuning.
- Monitor en evalueer het beleid. Dit omvat het volgen van de impact van het beleid in de loop van de tijd en het maken van de nodige aanpassingen om ervoor te zorgen dat het effectief is en de beoogde doelen bereikt.
- Het ontwikkelen van beleid kan een complex en tijdrovend proces zijn, maar het is een belangrijk onderdeel van het voorkomen en aanpakken van problemen en van vooruitgang in het CrisisProof-status van de organisatie
4. PLANVORMING
Een crisisbeheersingsplan is een document dat de acties schetst die een organisatie zal ondernemen in reactie op een crisis- of noodsituatie. De specifieke inhoud van een crisisbeheersingsplan hangt af van de aard van de organisatie en de soorten crises waarmee ze te maken kan krijgen. Er zijn echter enkele gemeenschappelijke elementen die vaak worden opgenomen in crisisbeheersingsplannen:
- Een inleiding waarin het doel van het plan wordt uitgelegd en de reikwijdte van de crisisbeheersingsinspanningen wordt geschetst.
- Een lijst van sleutelpersoneel en hun rollen en verantwoordelijkheden in het crisisbeheersingsproces.
- Een beschrijving van de structuur van het crisismanagementteam, inclusief hoe deze zal worden georganiseerd en hoe beslissingen zullen worden genomen.
- Een reeks procedures voor het identificeren en beoordelen van potentiële crisissituaties, inclusief methoden voor het verzamelen en analyseren van informatie.
- Richtlijnen voor communicatie met interne en externe belanghebbenden, waaronder werknemers, klanten, leveranciers en de media.
- Plannen om op de crisis te reageren, inclusief maatregelen om de impact van de crisis te verzachten en de veiligheid en het welzijn van werknemers en andere belanghebbenden te beschermen.
- Procedures voor het evalueren van de effectiviteit van de crisisbeheersingsinspanningen en het maken van de nodige aanpassingen.
- Een bijlage met relevante contactgegevens, formulieren en andere hulpmiddelen die nodig zijn in een crisissituatie.
Praktische tip:
- Leg contact met de hulpdiensten en/of de veiligheidsregio en ontwikkel in samenwerking met hen plannen.
- Maak taakkaarten voor een pragmatische aanpak.
5. OTO -Opleiden, Trainen en Oefenen
Voorbereiding van medewerkers dient altijd in deze volgorde plaats te vinden,
Het is belangrijk om te beginnen met het opleiden van mensen voordat ze gaan trainen voor crises, omdat opleiden ervoor zorgt dat mensen de kennis en vaardigheden hebben die nodig zijn om efficiënt en effectief te kunnen trainen en oefenen voor crises.
E-learning is de meest voor de hand liggende opleidingsmethode, altijd up to date en altijd bereikbaar voor iedereen.
Door mensen te opleiden, krijgen ze bijvoorbeeld informatie over hoe ze zelf en anderen moeten reageren op specifieke crisis- of noodsituaties, hoe ze zich kunnen voorbereiden op een crisis en hoe ze hun eigen veiligheid en die van anderen kunnen beschermen.
De opgedane kennis zorgt ervoor dat ze beter voorbereid zijn om te trainen en oefenen voor crises, omdat ze de juiste kennis en vaardigheden hebben om op de juiste manier te reageren.
Trainen houdt vaak in dat er een crisisscenario gepresenteerd wordt waarbij mensen op papier of mondeling moeten reageren in een table-top setting.
Alhoewel je je zou denken dat het ingewikkeld is op deze manier de juiste spanning te creëren blijkt in de praktijk dat deze trainingsvorm met een opmaat scenario de processen en procedures goed toetst op werkelijkheid en haalbaarheid.
Daarnaast kan het ook nuttig zijn om te oefenen voor crises voordat ze daadwerkelijk plaatsvinden. Met oefenen bedoelen we dat mensen fysiek op een locatie zijn waar ‘real-life’ en ‘real time’ een scenario nagebootst wordt.
Oefenen helpt om de reactietijd en efficiëntie van het team te verbeteren en om eventuele problemen of knelpunten te identificeren voordat ze zich voordoen in een echte crisis. Oefenen kan ook helpen om het vertrouwen van het team te vergroten en om ervoor te zorgen dat ze beter samenwerken in een crisis- of noodsituatie.
Zorg dat de crisismanagementkennis organisatie breed bekend is.
Onze OTO-Regel voor een crisisproof organisatie: zorg dat alle medewerkers zowel op strategisch, tactisch én operationeel niveau opgeleid, getraind en geoefend zijn.
6. EVALUATIE
Maak van je organisatie een lerende organisatie.
Leer van alle incidenten en calamiteiten door te evalueren, om mensen te helpen verschillende aspecten van hun werk te begrijpen en te verbeteren.
Deel ervaringen met andere corporaties zodat het wiel niet steeds opnieuw uitgevonden hoeft te worden.
7. TOETSING
Toets of de crisismanagement-organisatie past bij de meest recente wetten en voorschriften.
Toetsen kan verwijzen naar elk type evaluatie of beoordeling, zoals het testen van een product om te zien of het aan bepaalde normen en wetten voldoet of het evalueren van de prestaties.
Toetsen kan worden uitgevoerd met behulp van verschillende tools en methoden, zoals schriftelijke examens, mondelinge examens, praktische demonstraties of online quizzen.
Gepubliceerd door
