Als zorgorganisatie weet u al wat te doen tijdens een crisis, maar….

De eerste stap voor goed crisismanagement ligt bij het bestuur. Hoe belangrijk vinden zij de veiligheid van hun mensen en de klanten/patiënten  ten tijde van een crisis?
Het in rustige tijden vastleggen van een gedegen aanpak geeft u de kans om wettelijke en ethische verantwoordelijkheid grondig tegen elkaar af te wegen. Het is van onschatbare waarde als uw zorgorganisatie weet wie, wat en wanneer moet doen én welke informatie op welk moment met wie gedeeld dient te worden.

De stap ‘Bewustwording’ bestaat uit de volgende mogelijke producten:
Audit
Onze audit is een uitgebreide vragenlijst waarmee we een analyse van uw huidige zorgorganisatie maken. Welke plannen en documenten zijn er voorhanden en zijn ze up-to-date?
Hoe zijn de procedures beschreven en zijn deze geborgd in de hele zorgorganisatie? CrisisProfs vertaalt de uitkomsten in een compact rapport met aanbevelingen. De basis van uw crisisplan!

Workshop Crisisbewustzijn
Wat doet uw zorgorganisatie als u “de crisis” bent? Een crisis van welke aard dan ook, laat zich niet voorspellen. In onzekere situaties moet u onder zware tijdsdruk een aantal cruciale keuzes maken. Laat u niet verrassen! U kunt de gehele zorgorganisatie voorbereiden voor op alle vormen van crises, grijp die kans!

Simulatietraining Crisisbewustzijn
Het crisisteam en de operationele functionarissen staan samen aan het roer tijdens een crisis. Insteek van deze training is om het complete crisisteam (incl. vervangers) te laten ervaren waar ze mogelijk mee te maken krijgen tijdens een calamiteit. Het (eventueel) bestaande crisisplan wordt getest met een realistisch scenario.

Telefonische Alarmeringsoefening
Een snelle reactie van uw zorgorganisatie is van levensbelang tijdens een crisis. In deze oefening wordt de telefonische alarmering van de organisatie getest. Vaak een confronterende bewustzijnscheck! In het eerste ‘Gouden Uur’ is alarmering van de juiste personen cruciaal.

Een adequate risico-inventarisatie wordt bepaald door twee factoren:
1. Hoe waarschijnlijk is het dat het risico zich voordoet?
2. Wat is de impact op uw zorgorganisatie?
Een risico-inventarisatie beschrijft zowel interne – als externe risico’s.

De stap risico-inventarisatie kent het volgende product:

Business Impact Analyse
Met de BIA verkrijgt u inzicht in de risico’s voor en de effecten op uw bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld: wat is het effect van een langdurige stroomstoring op uw organisatie? Ontvangen patiënten dan nog de juiste zorg?  Zijn medewerkers en patiënten dan nog veilig? Kunt u communiceren? Kortom, kunt u dan nog wel zorg verlenen waar u achterstaat?
Een daaraan gekoppelde capaciteitsanalyse geeft inzicht in wat er nodig is aan maatregelen, mensen, middelen en methoden zodat uw zorgorganisatie accuraat reageert.
Deze capaciteitsanalyse is het fundament voor de ontwikkeling van uw beleid.

Omdat elke crisis impact heeft op uw gehele zorgorganisatie en daarmee strategische doelen raakt, is de beleidsvorming voor crisismanagement een taak voor het management/bestuur. In het beleid wordt de input uit de risico-inventarisatie vertaald naar concrete doelen.  U bepaalt wat u op welke manier doet om crises beter te kunnen beheersen. Het beleid is gericht op de continuïteit van uw bedrijfsvoering, dus  het kunnen blijven leveren van goede zorg.  Goed doordacht beleid voorkomt en beperkt schade en zorgt voor  een zo spoedig mogelijk herstel.  U bepaalt welke mensen, middelen nodig zijn en op welke manier worden zij ingezet in bepaalde scenario’s? Een effectieve crisisrespons bestaat uit beleid voor drie pijlers: een management respons, een operationele respons én een crisiscommunicatie die altijd uitgaat van het menselijke aspect (empathie) en daarnaast helder, juist en tijdig moet zijn.

De stap ‘Beleidsvorming’ kent het volgende product:

Beleidsdocument Crisismanagement
Het beleidsdocument crisismanagement bevat als kernpunt de visie en het beleid van het management/bestuur. Doelstellingen en ambities worden geformuleerd en in het beleidsdocument vastgelegd. Uw eigen beleidsplan crisismanagement beschrijft de crisisorganisatie, de rollen en verantwoordelijkheden in het beleid, de benodigde planvorming en het meerjarenplan voor opleidingen, trainingen en oefeningen inclusief de cyclische planning voor uitvoering en evaluatie.

Een plan voor crisismanagement geeft handvatten aan betrokken zorgmedewerkers in geval van een crisis. Het helpt hen de crisis zo effectief mogelijk te beheersen door de juiste maatregelen en acties tijdig en efficiënt uit te kunnen voeren. Voor iedere fase in de crisis (alarmering/opschaling, respons, herstel en nazorg) is dan ook een concreet plan van aanpak nodig.

CrisisProfs begeleidt u bij de ontwikkeling van de juiste plannen. Voor een optimale uitvoering van alle rollen werken we met de functie gebonden taakkaarten, zodat iedereen stap voor stap weet hoe te handelen en met wie contact op te nemen

De stap ‘Planvorming’ bestaat uit het volgende product:

Planvorming
Het doel van planvorming is een effectieve werkwijze en efficiënte informatiedeling tijdens crises. Het kennen van uw belangrijke partners tijdens crises, zoals Veiligheidsregio’s en gemeente, is een voorwaarde. Door in deze fase aansluiting te zoeken bij de veiligheidsregio leren medewerkers/functionarissen elkaar onderling kennen en ontstaat de mogelijkheid van elkaar te leren en om plannen op elkaar aan te sluiten. Planvorming voor Crisisbeheersing bestaat uit verschillende deelplannen: Afhankelijk van het bestaande scenario kan er gebruik gemaakt worden van een deelplan.

Als resultaat bezit u een plan waarin de gehele crisismanagementorganisatie, de crisisfasen en het OTO beleid (stap 5) is vastgelegd.

Plannen zijn de basis, het echte werk begint daarna, ofwel:
Opleiden, Trainen en Oefenen.
Voor het borgen van uw crisismanagement organisatie is opleiden, trainen en oefenen op zowel strategisch/tactisch als operationeel niveau, een vereiste.
Voor effectief leren dient er een opbouw te zitten in dit OTO-traject:
– Opleiding fundeert de training.
– Trainen biedt de mogelijkheid om de theoretische kennis om te zetten in praktische vaardigheden.
– Oefenen biedt vervolgens de mogelijkheid om in een reëel scenario ervaring op te doen.

De stap ‘OTO’ bestaat uit de volgende optionele producten:

CRISISBEHEERSING EN BEDRIJFSCONTINUÏTEIT (Masterclass of Incompanytraining)
Ook al is er een crisis: ‘De wereld draait door’. Ook uw bedrijf! Het stoppen van de bedrijfsvoering kan zelfs leiden tot uitbreiding van de crisis of zelfs tot een geheel nieuwe crisis. Het is dus belangrijk een bedrijfsonderbreking zo veel mogelijk te beperken.

CRISISCOMMUNICATIE EN REPUTATIEMANAGEMENT (Masterclass of Incompanytraining)
Crisiscommunicatie gaat over informatie uitwisselen, niet alleen binnen de eigen organisatie en met de ketenpartners maar ook naar de rest van de wereld, klanten, stakeholders en omwonenden. Goed crisismanagement is ook reputatiemanagement. En bij een crisis telt elke seconde …. een heldere effectieve communicatie dus nog meer!

CRISISMANAGEMENT EN STRATEGISCHE BESLUITVORMING (Masterclass of Incompanytraining)
Crisismanagement is het proces van plannen, organiseren, leiden en beheersen van de taken binnen een organisatie met als doel het effect van een crisis zoveel mogelijk te beperken. Strategische besluitvorming is nodig omdat bij een crisis andere activiteiten, besluitvorming en controle nodig zijn dan in een normale situatie met meer tijd en minder druk. Besluiten waarmee het gehele proces en de gewenste crisisbeheersing wordt bepaald.

PARTNERS IN CRISISTIJD (Masterclass of Incompanytraining)
Bij crisisbeheersing moet worden samengewerkt. Niet alleen binnen uw organisatie, maar ook met verschillende disciplines, organisaties en partijen daarbuiten. Binnen de veiligheidsregio wordt samengewerkt door verscheidene besturen en diensten bij de uitvoering van taken op het terrein van brandweerzorg, rampen- en crisisbeheersing, geneeskundige hulpverlening, openbare orde en veiligheid. Op verschillende niveaus (operationeel, tactisch, strategisch) nemen dan functionarissen plaats in een crisisteam.

4 daagse cursus tot Crisiscoördinator (CC)
• Deze functionaris wordt aangesteld als overall verantwoordelijke voor crisismanagement: de planvorming, bewaken van de processen en OTO;
• Is mogelijk in deeltijd of in combinatie met andere organisaties (eventueel in een regionale setting);
• Geaccrediteerde CC opleiding met een jaarlijkse of 2-jaarlijkse refresher om geaccrediteerd te blijven.

Met de opgedane kennis bent u na de opleiding in staat om directies en sleutelfunctionarissen te adviseren over de wijze waarop de crisisorganisatie het beste ingericht kan worden. Daarbij heeft u inzicht in de wijze van het optimaal voorbereiden, opleiden en trainen van de crisisorganisatie. U bent optimaal uitgerust om uw coördinerende en adviserende taken tijdens een crisissituatie te vervullen.

Training Crisis-Sleutelfunctionaris
Deze training is bedoeld voor overige sleutelfunctionarissen in de crisismanagementorganisatie;
• Hierbij is een goede rolverdeling en heldere afstemming van levensbelang. Samenwerking en vertrouwen op gemaakte afspraken. Er moeten de juiste beslissingen genomen worden door de juiste personen op het juiste moment.
• Om als Crisis-Sleutelfunctionaris echt uw taak goed te kunnen vervullen, moet u op de hoogte zijn van kritische processen binnen uw organisatie.

Crisisteam Workshop en Awareness training
Deze training is bedoeld om het crisisteam en het communicatieteam te laten ervaren wat er nodig is om effectief en efficiënt op een voorkomende crisis te reageren. Het betreft een simulatietraining met een crisis in de eigen organisatie als scenario.

Table-top oefening Strategie en Besluitvorming
Deze oefening is bestemd voor het crisisteam/directieteam en bestaat uit:

• Een korte theoretische introductie over crisisbeheersing en crisismanagement
• BOB-besluitvorming
• Strategische organisatie
• Samenwerking met de gemeente, Veiligheidsregio en hulpdiensten
Informatiemanagement