Dit citaat van Johan Cruijff is een van de vele uitspraken die zowel binnen de sport als in crisisbeheersing van toepassing is. Als een crisis je organisatie treft, valt er weinig te winnen, het hoogst bereikbare is dat niet je verliest.
Johans’ uitspraak “Vaak moet er iets gebeuren voordat er iets gebeurt.” is ook heel herkenbaar. Mensen vinden het onprettig om na te denken over wat er kan gebeuren of wat op dat moeilijke moment de aanpak is binnen de organisatie.
Crisisbeheersing is een onaantrekkelijk onderwerp, een soort noodzakelijk kwaad in dezelfde lijn als verzekeringen. Onprettig om over na te denken en in te investeren in rustige tijden en enorm gewaardeerd om te ervaren dat het werkt op het moment dat het nodig is.
Crisisbeheersing is ook een soort topsport in samenwerking en voorbereiding. Het vraagt in de uitvoering veel van alle betrokkenen dus is een passend weldoordacht beleid cruciaal.
Invulling van crisisbeheersing betekent dat een organisatie zich voorbereidt op mogelijke crisissituaties en effectieve maatregelen ontwikkelt om deze situaties te beheersen. Dit draagt bij aan waarborging van de organisatiecontinuïteit en het minimaliseren van de schade bij crisissituaties. Alle reden om crisismanagement onderdeel van jouw organisatiestrategie te maken.
Nadat het bewustzijn is gecreëerd en de risico’s zijn vastgesteld is de volgende stap het ontwikkelen van een beleid voor crisisbeheersing, waarvoor de verantwoordelijkheid doorgaans bij het management van de organisatie ligt.
Wat zijn onderwerpen in de beleidsvorming?
Planvorming:
Het beleid richt zich eerst op de ontwikkeling van een crisismanagementplan waarin je hebt nagedacht over verschillende mogelijke scenario’s.
Houd rekening met de mogelijke impact van een crisis op de reputatie van de organisatie en neem crisiscommunicatie mee in de planontwikkeling. Door proactief te communiceren en open en eerlijk te zijn over de situatie, blijft het vertrouwen in de organisatie eerder behouden.
Organisatie:
Voor uitvoering van de plannen heb je mensen nodig. Ontwikkel de crisisorganisatie inclusief een organogram met rollen voor mensen die als sleutelfunctionaris gaan fungeren. Zorg dat men weet wat te doen als er iets misgaat.
Communicatie:
Communiceer het beleid goed naar alle betrokkenen binnen de organisatie, zodat iedereen op de hoogte is van wat er van hen wordt verwacht in geval van een crisis.
Zorg ervoor dat het beleid bekend is bij externe partners en hulpdiensten, zodat zij weten wat ze van de organisatie kunnen verwachten en vice versa.
Training:
Geef deze mensen handvatten door de belangrijkste stap te borgen: het opleiden, trainen en oefenen van alle sleutelfunctionarissen. Ontwikkeling van Crisisplannen en een Crisisorganisatie hebben alleen effect als de mensen weten wat ze moeten doen. Beleg in het beleid deze opleiding- en trainingsactiviteiten en laat alle mensen oefenen met verschillende realistische scenario’s
Actueel houden:
Uiteraard is het van belang om het beleid regelmatig te evalueren en bij te stellen waar nodig. Dit kan aan de hand van de uitkomsten van oefeningen of na een daadwerkelijke crisis. Door het beleid regelmatig te evalueren, kun je ervoor zorgen dat het up-to-date blijft en aangepast wordt aan nieuwe ontwikkelingen en risico’s.
Al met al is het bepalen van het beleid voor crisisbeheersing een complex proces, waarbij verschillende aspecten moeten worden meegenomen.
Met een in de organisatie gedragen beleid kun je “de wedstrijd” met zo min mogelijk schade doorstaan.