Als de storm u treft

Onze oplossingen voor crisismanagement

Weet iedereen in uw organisatie wie wat moet doen als er zich een crisissituatie voordoet?
Regelmatig zijn organisaties betrokken bij brand, explosies, liftuitval, verwarde personen, asbest etc.
Het risico op incidenten en terrorisme neemt toe.
Hoogste tijd voor het elimineren van risico’s en het implementeren van crisismanagement.

Ons 7-stappenplan Crisismanagement ondersteunt uw organisatie bij het formuleren van beleid, planvorming en opzetten van een opgeleide, getrainde en geoefende crisismanagementorganisatie.
Tussentijds instromen in dit stappenplan is uiteraard mogelijk.
Dit stappenplan is in samenwerking met AEDES ontwikkeld voor woningcorporaties. Is uw corporatie bij AEDES aangesloten? Dan krijgt u ook nog eens aanzienlijke korting.

  • Crisismanagement begint met ‘bewustzijn’. De basis voor gedegen crisismanagement is het in uw organisatie verankeren van alles wat te maken heeft met veiligheid ten tijde van een crisis.
    Het is van onschatbare waarde als een organisatie weet wie, wat, wanneer moet doen en welke informatie op welk moment met wie gedeeld moet worden.

    De stap ‘Bewustwording’ bestaat uit de volgende mogelijke producten:

    Audit
    Door het invullen van de audit wordt er een uitgebreide analyse gemaakt van de huidige crisisorganisatie. Welke plannen en documenten zijn er voorhanden en zijn ze up-to-date? Welke procedures zijn er en zijn deze geborgd in de hele organisatie? CrisisProfs vertaalt hierna de uitkomsten in een uitgebreid rapport. Hierin worden aanbevelingen gedaan worden die je op weg helpen naar een crisiscompetente organisatie.

    Workshop Crisisbewustzijn
    Wat als het uw organisatie overkomt? Een crisis van welke aard dan ook, laat zich niet voorspellen. In onzekere situaties moet u onder zware tijdsdruk een aantal cruciale keuzes kunnen maken. Laat u niet verrassen! Bereid de gehele organisatie voor op alle vormen van crises. Maak iedereen bewust!

    Simulatietraining Crisisbewustzijn
    Insteek van deze training is om het complete crisisteam (incl. vervangers) te laten oefenen. Gedurende de training test men de uitgangspunten en afspraken uit het (eventueel) bestaande crisisplan. Een realistisch scenario wordt aan de deelnemers gepresenteerd, waarop zij hun acties afstemmen, inclusief het toetsen en testen van de bestaande ontwikkelde crisishulpmiddelen.

    Telefonische Alarmeringsoefening
    In deze oefening wordt de telefonische alarmering van de organisatie getest door middel van een gesimuleerde crisis. Bekeken wordt welke stappen er worden genomen en of deze kloppen met de vooraf afgesproken criteria.
    In het eerste ‘Gouden Uur’ is alarmering van de juiste personen cruciaal.

  • Een adequate risico-inventarisatie wordt bepaald door twee factoren:
    Hoe waarschijnlijk is het optreden van het risico en wat is de impact op de specifieke organisatie? Hierbij wordt rekening gehouden met zowel interne – als externe risico’s. Hoeveel risico loopt uw bedrijf?

    De stap risico-inventarisatie kent volgende product:

    Business Impact Analyse
    De risico-inventarisatie bestaat uit het analyseren van (dreigende) gevaren die kunnen uitmonden in een crisis. Deze inventarisatie wordt uitgewerkt naar een BIA (Business Impact Analyse) welke helder inzicht geeft in de waarschijnlijkheid en gevolgen (impact) die risico’s hebben op uw organisatie.
    Een daaraan gekoppelde capaciteitsanalyse geeft inzicht in wat er nodig is (maatregelen, mensen, middelen en methoden) om accuraat te reageren en dus zo goed als mogelijk voorbereid te zijn. Deze capaciteitsanalyse is het fundament voor de ontwikkeling van het beleid.

  • Omdat elke crisis strategische doelen raakt en impact heeft op de hele organisatie, is de beleidsvorming voor crisismanagement een taak voor het management/bestuur. In dat beleid wordt de input uit de risico-inventarisatie vertaald naar concrete doelen. Wat gaan we op welke manier doen om crises beter te kunnen beheersen? Het beleid is gericht op het voorkomen en beperken van schade en een zo spoedig mogelijk herstel. Welke mensen, middelen zijn bij ieder scenario nodig en op welke manier worden zij ingezet?Een effectieve crisisrespons bestaat uit beleid voor drie pijlers: een management respons, een operationele respons én een crisiscommunicatie die altijd uitgaat van het menselijke aspect (empathie) en daarnaast helder, juist en tijdig moet zijn.

    De stap ‘Beleidsvorming’ kent het volgende product:

    Beleidsdocument Crisismanagement
    Het beleidsdocument crisismanagement bevat als kernpunt de visie en het beleid van het management/bestuur. Doelstellingen en ambities worden geformuleerd en in het beleidsdocument vastgelegd. Uw eigen beleidsplan crisismanagement beschrijft de crisisorganisatie, de rollen en verantwoordelijkheden in het beleid, de benodigde planvorming en het meerjarenplan voor opleidingen, trainingen en oefeningen inclusief de cyclische planning voor uitvoering en evaluatie.

  • Een plan voor crisismanagement geeft handvatten aan betrokken medewerkers in geval van een crisis. Het helpt hen de crisis zo effectief mogelijk te beheersen door de juiste maatregelen en acties tijdig en efficiënt uit te kunnen voeren. Voor iedere fase in de crisis (alarmering/opschaling, respons, herstel en nazorg) is dan ook een concreet plan van aanpak nodig.

    CrisisProfs begeleidt u bij de ontwikkeling van de juiste plannen. Voor een optimale uitvoering van alle rollen werken we met de functie gebonden taakkaarten, zodat iedereen stap voor stap weet hoe te handelen en met wie contact op te nemen

    De stap ‘Planvorming bestaat uit het volgende product:

    Planvorming
    Het doel van planvorming is een effectieve werkwijze en efficiënte informatiedeling tijdens crises. Het kennen van uw belangrijke partners tijdens crises, zoals Veiligheidsregio’s en gemeente, is een voorwaarde. Door in deze fase aansluiting te zoeken bij de veiligheidsregio leren medewerkers/functionarissen elkaar onderling kennen en ontstaat de mogelijkheid van elkaar te leren en om plannen op elkaar aan te sluiten. Planvorming voor Crisisbeheersing bestaat uit verschillende deelplannen: Afhankelijk van het bestaande scenario kan er gebruik gemaakt worden van een deelplan.

    Als resultaat bezit u een plan waarin de gehele crisismanagementorganisatie, de crisisfasen en het OTO beleid (stap 5) is vastgelegd.

  • Plannen zijn de basis, het echte werk begint daarna, ofwel:
    Opleiden, Trainen en Oefenen.

    Voor het borgen van uw crisismanagement organisatie is opleiden, trainen en oefenen op zowel strategisch/tactisch als operationeel niveau, een vereiste.
    Voor effectief leren dient er een opbouw te zitten in dit OTO-traject:
    Opleiding fundeert de training.
    Trainen biedt de mogelijkheid om de theoretische kennis om te zetten in praktische vaardigheden.
    Oefenen biedt vervolgens de mogelijkheid om in een reëel scenario ervaring op te doen.

    De stap ‘OTO’ bestaat uit de volgende optionele producten:

    Masterclass: CRISISBEHEERSING EN BEDRIJFSCONTINUÏTEIT
    Ook al is er een crisis: ‘De wereld draait door’. Ook uw bedrijf! Het stoppen van de bedrijfsvoering kan zelfs leiden tot uitbreiding van de crisis of zelfs tot een geheel nieuwe crisis. Het is dus belangrijk een bedrijfsonderbreking zo veel mogelijk te beperken.

    Masterclass: CRISISCOMMUNICATIE EN REPUTATIEMANAGEMENT
    Crisiscommunicatie gaat over informatie uitwisselen, niet alleen binnen de eigen organisatie en met de ketenpartners maar ook naar de rest van de wereld, klanten, stakeholders en omwonenden. Goed crisismanagement is ook reputatiemanagement. En bij een crisis telt elke seconde …. een heldere effectieve communicatie dus nog meer!

    Masterclass: CRISISMANAGEMENT EN STRATEGISCHE BESLUITVORMING
    Crisismanagement is het proces van plannen, organiseren, leiden en beheersen van de taken binnen een organisatie met als doel het effect van een crisis zoveel mogelijk te beperken. Strategische besluitvorming is nodig omdat bij een crisis andere activiteiten, besluitvorming en controle nodig zijn dan in een normale situatie met meer tijd en minder druk. Besluiten waarmee het gehele proces en de gewenste crisisbeheersing wordt bepaald.

    Masterclass: PARTNERS IN CRISISTIJD
    Bij crisisbeheersing moet worden samengewerkt. Niet alleen binnen uw organisatie, maar ook met verschillende disciplines, organisaties en partijen daarbuiten. Binnen de veiligheidsregio wordt samengewerkt door verscheidene besturen en diensten bij de uitvoering van taken op het terrein van brandweerzorg, rampen- en crisisbeheersing, geneeskundige hulpverlening, openbare orde en veiligheid. Op verschillende niveaus (operationeel, tactisch, strategisch) nemen dan functionarissen plaats in een crisisteam.

    4 daagse cursus tot Crisiscoördinator (CC)
    • Deze functionaris wordt aangesteld als overall verantwoordelijke voor crisismanagement: de planvorming, bewaken van de processen en OTO;
    • Is mogelijk in deeltijd of in combinatie met andere organisaties (eventueel in een regionale setting);
    • Geaccrediteerde CC opleiding met een jaarlijkse of 2-jaarlijkse refresher om geaccrediteerd te blijven.

    Met de opgedane kennis bent u na de opleiding in staat om directies en sleutelfunctionarissen te adviseren over de wijze waarop de crisisorganisatie het beste ingericht kan worden. Daarbij heeft u inzicht in de wijze van het optimaal voorbereiden, opleiden en trainen van de crisisorganisatie. U bent optimaal uitgerust om uw coördinerende en adviserende taken tijdens een crisissituatie te vervullen.

    Training Crisis-Sleutelfunctionaris
    Deze training is bedoeld voor overige sleutelfunctionarissen in de crisismanagementorganisatie;
    • Hierbij is een goede rolverdeling en heldere afstemming van levensbelang. Samenwerking en vertrouwen op gemaakte afspraken. Er moeten de juiste beslissingen genomen worden door de juiste personen op het juiste moment.
    • Om als Crisis-Sleutelfunctionaris echt uw taak goed te kunnen vervullen, moet u op de hoogte zijn van kritische processen binnen uw organisatie.

    Crisisteam Workshop en Awareness training
    Deze training is bedoeld om het crisisteam en het communicatieteam te laten ervaren wat er nodig is om effectief en efficiënt op een voorkomende crisis te reageren. Het betreft een simulatietraining met een crisis in de eigen organisatie als scenario.

    Table-top oefening Strategie en Besluitvorming
    Deze oefening is bestemd voor het crisisteam/directieteam en bestaat uit:

    • Een korte theoretische introductie over crisisbeheersing en crisismanagement
    • BOB-besluitvorming
    • Strategische organisatie
    • Samenwerking met de gemeente, Veiligheidsregio en hulpdiensten
    Informatiemanagement

  • Evaluaties van zowel betrokkenen, (sleutel)functionarissen en professionals op het gebied van crisismanagement, leveren waardevolle lessen en aanvullingen op de bestaande crisismanagementorganisatie.Het uitwerken en implementeren van benodigde aanpassingen zijn een absolute voorwaarde om crisismanagement actueel te houden.

  • Organisaties veranderen. Er zijn personeelswisselingen en reorganisaties. Houd daar rekening mee en toets de crisismanagementplannen regelmatig. Houd de basisinformatie actueel, weet wie, wat, wanneer hij/zij moet doen en welke informatie op welk moment met wie gedeeld moet worden. Het inplannen van opleidingen, trainingen en oefeningen is daarbij een belangrijk onderdeel.

    Een management/bestuur dat crisismanagement serieus neemt, organiseert regelmatig een degelijke periodieke toetsing (minimaal iedere twee jaar) van de crisisorganisatie op alle onderdelen en onderwerpen.

Nieuwsgierig naar onze aanpak? Laat het ons weten en we nemen contact met u op voor meer informatie.

Tevreden klanten

Yvonne Hoftijzer-Weldam

“Met veel passie en expertise heeft CrisisProfs ons geholpen bij het voorbereiden van een calamiteiten oefening. Van een dik plan naar handzame taakkaarten en een mooi draaiboekje voor de oefening. De ‘Table-top’ awareness oefening was zeer geslaagd! We hebben letterlijk aan den lijve ondervonden hoe is het om in een crisisteam samen te werken. The awareness is gecreëerd!”

Ron Treffers

“CrisisProfs heeft ons op het gebied van crisisbeheersing van opleiden, training en oefenen enorm vooruit geholpen. Ze weten van elke bijeenkomst een feest te maken waar je ook echt nog van leert. Ik denk dat we niet op dit niveau hadden kunnen komen zonder jullie steun daarin. Zeer aan te bevelen. ”

Christiane Stok

“Veel geleerd! Nu begrijp ik het! We hebben nog wat te doen!“. De workshop is constructief opgezet met een goede balans tussen informatieoverdracht en het zelf actief bezig zijn met verhelderende opdrachten. Door deze interactieve manier van trainen is er nu een breed gedragen bewustzijn over crisismanagement binnen AlleeWonen. Ik raad deze workshop van harte aan voor collega-corporaties.”